01
填写表格
查借阅人填写《汉江师范学院档案查/借阅利用审批表》，并按表格要求如实、完整填写各项信息
02
初步审核
查档单位或查档人所在部门负责人须对查档事由的真实性、必要性及查档范围的合理性进行审核，审核通过后签字盖章
03
分类审批
一般类别由档案形成部门自行审批；重要事项档案须报请校领导审批
04
携带证件
查档人须携带本人有效身份证件及相关证明材料；受他人委托查档的，还须携带委托人身份证件及亲笔签名的委托函。校外单位或个人另须携带单位介绍信或公函。具体要求请与档案馆联系
05
档案馆审核
档案馆审核申请材料的完整性、证件的有效性、查档权限的匹配度及查档范围等事项
06
办理登记
查档人与经办人共同填写查借档登记表，如实登记查档时间、内容、用途等信息
07
档案调阅
经办人提取档案并核对查档信息，查档人在指定阅档室查阅，经办人须全程在场。符合借阅条件且手续齐全的，办理借阅手续
08
材料交付
经办人根据查档人申请内容，按规范复制档案材料并加盖公章后，交付查档人。查档人须严格遵守保密规定，不得泄露、传播档案内容，确保档案信息安全
09
清点入库
查档或借阅结束后，查档人与经办人须当面清点核对，确认档案齐全、完好无损，双方签字确认后，由经办人办理入库归档